Hinweis zum Schutz Ihrer persönlichen Daten – Informationspflicht nach Art. 13 und 14 DS-GVO

Das Inkrafttreten der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) nehmen wir zum Anlass, Sie über unseren Umgang mit Ihren Daten und Ihre Rechte zu informieren. 
Zu diesem Zweck haben wir nachstehende Informationen für Sie zusammengestellt:

  1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

ICN Immobilien Consult Nürnberg GmbH & Co. KG

Bärenschanzstr. 48 

90429 Nürnberg

Tel.  0911 27240

Datenschutzbeauftragte:
Frau Mareike Pfitzner, 
datenschutz@icn-immo.de

  1. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu), sowie weitere maßgeblicher Gesetze und Richtlinien.

Ihre Daten werden zu unterschiedlichen Zwecken verarbeitet und beinhalten je nach Geschäftsbeziehungen verschiedenste Daten.

Gesellschafter:
Um Sie als Gesellschafter umfassend betreuen zu können, werden personenbezogene Daten verarbeitet, gespeichert und auch weitergegeben.
Die Datenverarbeitung erfolgt nur insoweit als dies auf Ihre Beauftragung hin und nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a, b, c DS-GVO zu den genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung des Mandantenauftrags und für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Vertrag erforderlich ist.
Bei den Daten handelt es sich unter anderem um:

  • Namensdaten
  • Adressdaten, sowie E-Mail-Kontakt und Telefondaten
  • Finanzdaten
  • sowie Informationen, die für die Durchführung und Betreuung Ihres Vertragsverhältnisses notwendig sind

Immobilieneigentümer:
Um Sie als Immobilieneigentümer umfassend betreuen zu können bzw. im Rahmen von Immobilienankäufen und -verkäufen, werden personenbezogene Daten verarbeitet, gespeichert und auch weitergegeben.
Die Datenverarbeitung erfolgt nur insoweit als dies auf Ihre Beauftragung hin und nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b, c, f DS-GVO zu den genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung des Mandantenauftrags und für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Vertrag bzw. für die Anbahnung eines Vertrages erforderlich ist.
Bei den Daten handelt es sich unter anderem um:

  • Namensdaten
  • Adressdaten, sowie E-Mail-Kontakt und Telefondaten
  • Finanzdaten

sowie Informationen, die für die Durchführung und Betreuung Ihres Vertragsverhältnisses bzw. die Anbahnung eines Vertragsverhältnisses notwendig sind

Mieter:

Um Sie als Mieter umfassend betreuen zu können, werden personenbezogene Daten verarbeitet, gespeichert und auch weitergegeben.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grund des Art. 6 Abs. 1 lit. b, c, f DS-GVO und dient dem Zweck der beidseitigen Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Mietverhältnis.

Daten, die hierfür verwendet werden, sind unter anderem:

  • Namensdaten
  • Adressdaten, sowie E-Mail-Adresse und Telefondaten
  • Finanz- und Bonitätsdaten, sowie Nettogehaltsdaten des Haushaltes
  • Verbrauchs- und Abrechnungsdaten

Sowie weitere Daten, die für die Durchführung eines Mietverhältnisses benötigt werden

Mietinteressenten:

Als Mietinteressent verarbeiten wir auch Ihre Daten, die Sie für diesen Auftrag vorgesehen haben.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grund des Art. 6 Abs. 1 lit. a, f DS-GVO und dient dem Zweck dem Mietinteressenten entsprechend seiner Vorstellungen entsprechende Mietobjekte vorschlagen zu dürfen.

Daten, die hierfür verwendet werden, sind unter anderem:

  • Namensdaten
  • Adressdaten, sowie E-Mail-Adresse und Telefondaten
  • Finanz- und Bonitätsdaten, sowie Nettogehaltsdaten des Haushaltes
  • Daten zur aktuellen Wohnsituation, Arbeitgeber und Haustiersituation
  • Sowie weitere Daten, die für die Durchführung eines Mietinteresses benötigt werden

Interessenten:
Wir freuen uns, wenn Sie Interesse an unserem Unternehmen haben und mit uns in Kontakt treten. 
Die Datenspeicherung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1lit. a DS-GVO und dient der Kontaktaufnahme mit Ihnen. Bei den Daten handelt es sich unter anderem um: Name des Interessenten, Kontaktdaten, Anliegen

Bewerber:
Bewerbungen nehmen wir gerne entgegen. Die von Ihnen übermittelten Daten im Zuge des Bewerbungsprozesses werden von uns zum Zweck der Entscheidungsfindung herangezogen und verarbeitet. 
Dieser Prozess findet unabhängig von der Form der Bewerbung statt (schriftlich, elektronisch, online-upload, etc.) und erfolgt auf Basis des Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a DS-GVO

Geschäftspartner:

Um Beauftragungen und Vertragspflichten ausreichend durchführen zu können, greift unser Unternehmen auf Geschäftspartner zurück.

Hier erfolgt eine Datenverarbeitung entsprechend des Art. 6 Abs. 1 lit. a, b, f DS-GVO, wobei hier unter anderem folgende Daten verarbeitet werden: Name und Kontaktdaten von Ansprechpartnern des Unternehmens, Daten zu Verträgen und Rechnungen

Externe Dienstleister:

Unser Unternehmen arbeitet mit ausgewählten Dienstleistern zusammen, die für Aufträge beauftragt werden. Eine Datenspeicherung zu Betroffenen erfolgt auf Grundlage einer Beauftragung zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber. Bei den Daten handelt es sich lediglich um solche, die zur Auftragserfüllung notwendig sind, gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO. Diese sind unter anderem Name und Kontaktdaten von Ansprechpartnern des Unternehmens; Daten zu Rechnungen

Weitere Betroffene:

Unser Unternehmen verarbeitet Daten von weiteren Betroffenen, die direkt oder indirekt in einem Vertragsverhältnis stehen oder gestanden haben.

Entsprechend des Art. 6 Abs. 1 lit. a, b, c DS-GVO werden die hierfür übermittelten Daten verarbeitet und an die hierfür vorgesehenen Stellen weitergegeben. Darunter fallen Lohnabrechnungen, Erfüllung von Rentenansprüchen, usw.

 

Ebenfalls kann die Verarbeitung personenbezogener Daten der Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen dienen, Art. 6 Abs.1 lit.c DS-GVO

 

  1. Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Eine Übersicht der Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern können Sie im Folgenden entnehmen. Je nach Geschäftsbeziehung kann die Datenweitergabe im unterschiedlichen Maße ausfallen.

Interne Empfänger:
Um Ihr Anliegen entsprechend bearbeiten zu können, erhalten Abteilungen des Unternehmens, die mit Verarbeitungstätigkeiten bzgl. der Erfüllung der Verpflichtungen aus dem Vertragsverhältnis und weiterem beauftragt sind Ihre entsprechenden Daten. 
Eine Weiterleitung erfolgt primär an interne Stellen. Unsere Mitarbeiter sind entsprechend der DS-GVO geschult und zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Externe Empfänger:
Auf Grundlage Ihres Vertragsverhältnisses, einer Bewerbung oder eines bestehenden Interesses am Unternehmen werden ausgewählte Daten an externe Dienstleister bzw. an mögliche neue Eigentümer weitergegeben bzw. erhalten Dienstleister auf Grund Ihrer Arbeit Einblick in Ihre Daten. Bei diesen Dienstleistern bzw. möglichen neuen Eigentümern handelt es sich um Vertragspartner, die zur Verschwiegenheit und zur Wahrung der Sicherheit Ihrer Daten verpflichtet wurden. Solche Dienstleister sind beispielsweise IT-Dienstleister, Steuer- und Rechtsberatung, Banken, Auskunfteien, Handwerksunternehmen, Hausmeisterdienste, Heizkostenabrechner, Immobilienberater usw. Des Weiteren bezieht das Unternehmen im Einzelfall weitere Unternehmen mit ein, die bei Erfüllung von Verträgen und Beauftragungen auf Grund des Geschäftsverhältnisses herangezogen werden müssen.  

Des Weiteren bezieht das Unternehmen im Einzelfall weitere Unternehmen mit ein, die bei Erfüllung von Verträgen und Beauftragen auf Grund des Geschäftsverhältnisses herangezogen werden müssen.

In jedem Fall wird der Betroffene über diesen Prozess informiert, wenn seine personenbezogenen Daten weitergegeben werden müssen.

Um welche Empfänger es sich im Einzelnen Fall handelt, können Sie gerne mittels Ihres Auskunftsrecht erfahren.

Weitere Empfänger:
Auf Grund gesetzlicher Verpflichtungen müssen einzelne Daten an Behörden weitergegeben werden, z.B. Finanzamt, Gerichte, etc.

  1. Dauer der Datenspeicherung

Die Speicherung der Daten und der damit verbunden Löschfristen ist abhängig von der Geschäftsbeziehung, sowie der Art der Daten.

Eine Vielzahl der personenbezogenen Daten unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungs­pflichten, sowie weiteren gesetzlichen Richtlinien und können erst nach Beendigung der Fristen gelöscht werden.

Andere Daten sind nicht möglich zu löschen, sondern können nur durch eine Sperrung deaktiviert werden.


Im Allgemeinen werden Daten zu Gesellschaftern, Mietern, Geschäftspartner, Dienstleistern und weiteren gemäß der Archivierungspflicht (handels- und steuerrechtlich) aufbewahrt und erst nach Ablauf der entsprechenden Frist gelöscht (entsprechend dem HGB).

Geschäftsunterlagen zu Gesellschaftern werden nach Beendigung des Geschäftsverhältnisses für 5 Jahre gespeichert, bevor diese unter die Aufbewahrungspflicht fallen.

Personenbezogene Daten zu Bewerbungen und Mietinteressenten werden für 3 Jahre gespeichert und spätestens zum Ende des Geschäftsjahres gelöscht.

Interessenten des Unternehmens werden nach Ablauf von 6 Monaten gesichtet und danach gelöscht, wenn kein weiteres Geschäftsverhältnis entstanden ist.

Der Speicherung Ihrer Daten können Sie jederzeit widersprechen und eine vorzeitige Löschung beantragen vorausgesetzt keine gesetzliche Regelung steht diesem Wunsch entgegen.

  1. Betroffenenrechte

Im Zuge der Europäischen Datenschutzgrundverordnung gelten folgende Betroffenenrechte, nach DS-GVO und BDSG-neu:

  • Auskunftsrecht

Sie können unter der oben genannten Adresse Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Der Auskunftsanspruch umfasst zudem Angaben darüber, an wen die Daten weitergegeben wurden und zu welchem Zweck (Art. 15 DS-GVO, §34 BDSG-neu)

  • Recht auf Berichtigung, Sperrung und Löschung

Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung oder die Löschung Ihrer Daten verlangen. Bestehen allerdings Aufbewahrungspflichten, nach handels- oder steuerrechtlichen Vorschriften, tritt an die Stelle der Löschung die Sperrung der Daten (Art. 16 ff. DS-GVO, §35 BDSG-neu)

  • Widerrufs- und Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Zwecken der Direktwerbung zu widersprechen, sowie bereits getätigte Einwilligungen zu widerrufen (Art. 21 DS-GVO, § 36 BDSG-neu)

  • Weitere Betroffenenrechte finden sich im Datenschutzgesetz der DS-GVO und BDSG
  1. Beschwerderecht

Gemäß Art. 77 DS-GVO haben Sie die Möglichkeit sich mit einer Beschwerde an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine für Sie zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. 
Diese können Sie unter der folgenden Internetadresse ermitteln: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html

  1. Datenübermittlung in ein Drittland

Personenbezogene Daten an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) werden nicht übermittelt.

  1. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) wird nicht angewendet.



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